POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO:
Garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja La Fundación Instituto Entoma, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias.

2. ALCANCE:
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de La Fundación Instituto Entoma, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3. OBLIGACIONES:
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para La Fundación Instituto Entoma.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
Razón Social: FUNDACION INSTITUTO ENTOMA
Nit: 901.035.699-7
Domicilio: Cra 2A No. 2 – 46 Interior 40 Chia – Cundinamarca
Teléfono: (1) 8842890 – 3182703342
Correo electrónico: protecciondedatos@entoma.org
Página web: www.entoma.org

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
El tratamiento que realizará La Fundación Instituto Entoma con la información personal será: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
a) FINALIDADES BASE DE DATOS CLIENTES
• Enviar cotizaciones de productos y/o servicios
• Ponerse en contacto con el Titular vía correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente, para remitir comunicaciones comerciales sobre nuevos cursos, eventos académicos y científicos, otros productos y servicios.
• Contactar al Titular para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• Realización de los procesos contables y administrativos.

b) FINALIDAD BASE DE DATOS PROVEEDORES
• Cumplir con las obligaciones contractuales correspondientes a la relación civil establecida con los contratistas y los pagos de obligaciones.
• Solicitar cotizaciones de productos y/o servicios
• Realización de los procesos contables y administrativos.

c) FINALIDAD BASE DE DATOS EMPLEADOS
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por La Fundación Instituto Entoma con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales, afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Laborales), afiliación a cajas de compensación familiar y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
• Implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Expedir, validar y/o confirmar certificaciones laborales.

d) FINALIDAD BASE DE DATOS PAGINA WEB
• Mantener informados de notas y noticias entomológicas.
• Efectuar encuestas de satisfacción.
• Ponerse en contacto con el Titular vía correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente, para remitir comunicaciones comerciales sobre nuevos cursos, eventos académicos y científicos, otros productos y servicios.

e) FINALIDADES BASE DE DATOS ESTUDIANTES
• Ponerse en contacto con el Titular vía correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente, para remitir comunicaciones comerciales sobre nuevos cursos, eventos académicos y científicos, otros productos y servicios.
• Mantener informados de notas y noticias entomológicas.
• Realización de los procesos contables y administrativos.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por La Fundación Instituto Entoma con el estudiante Titular de la Información.
• Anunciar becas.

f) FINALIDADES BASE DE DATOS CLIENTE POTENCIAL (LEAD)
• Ponerse en contacto con el Titular vía correo ordinario, correo electrónico, SMS, o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente, para remitir comunicaciones comerciales sobre nuevos cursos, eventos académicos y científicos, otros productos y servicios.

g) FINALIDADES BASE DE DATOS VIDEO VIGILANCIA.
• Cámaras Externas: Para monitorear la entrada y salida de las personas a la institución.
• Cámaras Internas: Para monitorear el uso de los bienes que tiene la institución con respecto al personal que ingresa tanto interno como externo, asi mismo como un seguimiento a personas que hayan ingresado de manera invasiva para generar daños o robos.
• Como prueba cuando se que presente un incidentes o un ilícito por parte de los empleados o personas ajenas a la institución.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales, siempre que o exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

7. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Ludivia Torrado León es la persona que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Los Titulares podrán consultar o hacer la reclamación formulada por medio escrito bien sea mediante comunicación a La Fundación Instituto Entoma, en la dirección Cra 2A No. 2-46 Casa 40 Paseo de los Buganviles, Chía (Cundinamarca), o al correo electrónico protecciondedatos@entoma.org.

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las Normas sobre protección de datos personales, La Fundación Instituto Entoma presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
a. Nombre completo y apellidos
b. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), Medios para recibir respuesta a su solicitud.
c. Motivo (s) / hechos (s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
d. Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir Del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, La Fundación Instituto Entoma informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

9. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 2 de Mayo de 2019.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

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